代理记帐应提供的资料及要求

一、提供资料的基本要求
1、合法性：提供的单证应符合《发票管理办法》及税法要求。
2、真实性：企业提供的单证应是实际发生的交易或事项。
3、合理性：企业提供的单证收入与其成本、费用应当相互配比，会计期间一致。
二、初次代理记帐应提供的法律文件及相关资料
1、企业的有效营业执照复印件1份。
2、企业的税务登记证（包括国税、地税）复印件1份。
3、外资企业须提供外汇登记证及批准证书复印件1份。
4、外资企业须提供报关注册登记证明书复印件1份。
5、前期的会计报表、会计帐簿、存货及固定资产明细表。（新办企业以外提供）
6、变更后的批文、营业执照、税务登记证等。（变更时提供）
三、日常代理记帐应提供的资料
1、现金和银行存款月报表。
2、银行存款进帐单，支票存要、信汇电汇单、银行对帐单、外资企业还要提供外汇收款单、结汇单。
3、各种费用的原始单据：
（1）工资表（需要员工签名）。
（2）购买工具、电器、配件等物料消耗的票据。
（3）购买文具、办公用品、支付电话费、水电费等票据。
（4）进出口报关发生的报关费用单据。
（5）汽车运输发生的油料、路桥费、保险费、维修费、或委外运输等票据。
（6）因公出差发生的车费、住宿费、餐费等票据。
（7）员工伙食费、医药费报销单据。
（8）交纳的劳动保险费、增值税、印花税、车船税、所得税、个人所得税等完税凭证。
（9）销售产品的展览费、广告费、装卸费等票据。
（10）支付的业务招待费、租赁费、聘请中介机构费等票据。
（11）政府部门收取的管理费、治安费、劳动管理等单证。
（12）上述未列明的企业实际发生的费用票据。
4、国内购买材料、低值易耗品、固定资产等票据，如果是一般纳税人的，购买的材料应取得增值税发票。
a)销售产品、商品开具的增值税发票，普通发票及开具发票的单证。
b)当期原辅材料、产成品、在产品或半成品入仓单、出仓单。（附件二）
c)当期原辅材料、产成品、在产品或半成品购进（入库）、领用（发出）、结存汇总表。（附件三）
d)企业应提供本月各类发票领用、开具、作废、结存表。
e)进出口企业还应提供以下资料：
（1）、进口货物报关单据复印件。
（2）、出口货物报关单复印件及原件。（其中转厂出口为复印件，直接出口为原件，在未取原件前应提交复印件）
（3）、出口收汇核销单复印件及原件。（其中直接出口的应提交原件）
（4）、当月出口料件登记手册复印件。
（5）、当月出口商品销售发票。（记账联、税务联）
（6）、当月《海关登记手册核销申请表》、已核销《海关加工贸易登记手册》和新签生产合同复印件。
（7）、出口收汇核销档案信息登记（报告）表，或出口收汇核销签收表复印件。
（8）、进出口报送单交接表。（附件四）
5、对提供的单据、报表企业自我审核要点
（一）、发票的使用和管理
a)发票的取得。
（1）、企业在购买商品、接受劳务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证。
（2）、企业取得的普通发票应检查是否套写，是否是换版后的新发票，检查开具发票的单位、商品名称、数量、金额是否与付款单位一致，如果发票名称定明为一批等，则应附有销货清单。
（3）、企业取得的专用发票应检查开具发票的单位、商品名称、数量、金额是否与付款单位一致，如果发票名称写明为一批等，则应附销货清单。结实国税部门认证后即可抵扣，认证期限为90天，自开票之日起计算。
b)发票的领用、开具和保管。
（1）、新办企业应有一名经国税部门认可合格的办税员在国税部门备案。
（2）、申请领购民票的单位和个人首次应提供经办人身份证明、税务登记证副本、发票专用手折、纳税磁卡。领用增值税专用发票，还就提供加盖有“增值税一般纳税人”确认专用章的税务登记证副本、经销单位和纳税人代码条形章等。
以后凭使用过的发票、发票专用章、经销单位和纳税人代码条形章、纳税磁卡、发票领用手折、办税员证等领用发票。
（3）、增值税专用发票使用期限为长期、普通发票和出口商品发票使用期限为六个月，从领用之日起计算，到期不论是否全部使用都要更换，否则按日交纳罚款。
（4）、开具发票的商品名称、金额应与实际一致，不得变理品名和金额。如果发票名称写明为一批等，则应附有销货清单。
（5）、手工开具的发票应用双面复写纸套写，应当按照规定的时间顺序，逐栏全部联一次性如实开具，字体整洁规范，不得涂改，金额错误应当重开。发票金额应该顶格填写，即万元发票不能开千元，千元发票不能开百元，剪裁式发票整数位应一致。
（6）、任何单位和个人不得拆本使用票，不得转借、转让、代开发票，一般不得跨地使用。
（7）、作废发票应全部联次保存，并加盖误填作废字样。如跨月作废重开，应将作废的发票联和抵扣联附在重开发票记账联后现，备注栏中注明某某号发票重开。
（8）、已开具并且作销售处理的专用发票发生退回，应向对方企业索取对方税务部门开具的退货证明。
（9）、已经开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验销毁。
（一）、存货管理及要求
1、建立物资管理制度，完善审核批准手续
①采购物资要有计划，购买物资应有请购单；
②购进材料要验收，方可办理入库手续；
③领用材料或发出产品要有经手人，公司应指定专人批核，仓库根据的单据发料；
④公司应有定期盘点计划，做到帐物相符；
⑤对于盘点中发现的材料、产品溢出或短少、残损应及时处理；
c)齐全的存货核算单证至少应包括以下几项：（单表格式见附件二）
①发票、进出口报关单；
②材料入库（验收）单；
③材料（半成品）领料单；
④产品（半成品）入库单；
⑤产品出仓（送货）单；
⑥原材料购进、领用、结存汇总表；
⑦在制品、半成品、入库、领用、结存汇总表；
⑧产成品入库、发出、结存汇总表；
⑨存货盘点表每年年末报送；（附件五）
⑩仓库应建立原材料、产成品等实物明细账。
（二）、费用票据报销基本要求
1、费用报销单据应有报销封面，列有费用类别、用途，至少有审批人、经手人、会计等签字,企业有更详细规定的按企业制度执行，报销金额应当有大写和小写，金额错误不得更改。
2、未取得单据，应填制支出证明单，载明用途、原因、金额，至少有经手人、证明人、审批人，会计等签字。
3、应付未付费用应提供相关资料，予以计提。
（三）、电费进项税额应注意区分生产和生活使用数量和金额，如生活用电无法确定   则进项税额不能抵扣。
（四）进出口企业还要注意以下要求：
1、对取得报关单位应与进出口料件登记表核对是否有遗漏；
2、取得的报关单、海关印章复印是否清晰，是否有验讫章；
3、取得的报关单、打印金额是否清楚，以避免被作内销处理；
4、报关单中出口收汇核销单号码应与收汇核销单号码一致。
5、所有复印件应注明此件是我单位提供与原件相符，并加盖公章；
6、月末申报的报关单应预计是否能取得，对可能发生跨月的，应根据经验予以提示，以减少修改报表工作量。
7、提供的单据分类、整理及配合
为了减少单据的遗漏或计算错误，对提交的单证应按以下标分类整理：
（1）、按实际发生费用的时间顺序，单据性质进行归类，由经手人黏贴。
（2）、提交的单证分别按银行收入、银行支出、现金收入、现金支出，采购材料等应付款，销售产品、商品等应收款顺序排放。
（3）、所有支出单据都要有人审批。
（4）、企业应根据记账凭证按凭证号及附件顺序登记现金和银行日记账。
8、出口企业需要单证备案：
1）出口企业应与外商签订出口合同或相当于合同类的书面文书如传真件、订单、销售确认书等（中英文对照出具），交易双方代表应在合同落款处签名或盖章确认，并加盖双方公司相关印章以确认合同正式成立。
2）国内采购环节；出口企业应与供应商签订购销合同（或协议）；
3）委托加工环节；出口企业应与受托加工企业签订委托加工合同，加工的品名、数量、加工期应与实际一致；
4）海运提单（海运方式的提供）
5）内地海关及香港海关陆路进出境载货清单（俗称“司机纸”）
6）装货单（海运方式的提供）
7）出口报关单，出口发票，进口发票统一放置。
9、提供单证的时间要求
为保证报表及时报出，一般要求企业应于次月5日前送达我公司，最迟不晚于次月10日，对于单证较多企业应于平时分批将单证送至我所，全部资料仍应于次月5日前交齐。